vv Groote Lindt hanteert een foto en video protocol voor het plaatsen van foto’s en video's op de website van vv Groote Lindt, de digitale nieuwsbrief, de jaarlijkse presentatiegids en voor social media zoals facebook, twitter en groeps-Whatsapp van teams. In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan vv Groote Lindt zich houdt als het gaat om foto’s van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Redelijk belang
In veel gevallen valt beeldmateriaal waar personen duidelijk herkenbaar zijn onder persoonsgegevens en is schriftelijk toestemming benodigd. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft echter aangegeven dat een foto niet altijd onder alle omstandigheden als bijzonder persoonsgegeven wordt gezien. In dat geval is toestemming niet noodzakelijk. Er kan namelijk een andere grondslag zijn voor de verwerking. In het geval van vv Groote Lindt is de grondslag voor het plaatsen van foto’s op een verenigingswebsite; "redelijk belang". De vereniging heeft namelijk een redelijk belang bij het plaatsen van foto’s om te kunnen communiceren over activiteiten, verslag te doen van wedstrijden en evenementen, een impressie te geven van de sfeer bij de vereniging. Wij vragen dan ook vooraf geen toestemming voor het plaatsen van foto’s. Wel bieden wij de mogelijkheid om beeldmateriaal te verwijderen indien dit gevraagd wordt.

Gebruik website/social media

• vv Groote Lindt beheert de website www.grootelindt.nl. De website heeft tot doel informatie te verstrekken over onze vereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden;
• Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij vv Groote Lindt. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging;
• Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen of buiten (voorbeeld Pupillenkamp) de eigen accommodatie mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden;
• Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, wel worden zij hierover ingelicht middels aankondiging bij betreden van ons sportpark;
• Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van vv Groote Lindt als de ouders/verzorgers bezwaar hebben gemaakt. Bij voorkeur minimaal twee a drie kinderen op een foto;
• Op de foto’s zijn de kinderen gekleed in vv Groote Lindt gerelateerde trainings- of wedstrijdkleding; minimaal een korte broek met T-shirt of vrijetijdskleding;
• Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij vv Groote Lindt zoals leden van het bestuur en begeleiders en trainers van de teams. Als hij/zij het hiermee niet eens is, wordt de achternaam verwijderd;
• Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor club zoals leden van bestuur en begeleiders en trainers van de teams;
• Als ouder/verzorgers problemen heeft/hebben met een foto of foto’s dan kan in overleg met deze persoon besloten worden de foto’s te verwijderen;
• Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden dan wel hun kind(eren) die bezwaar hebben tegen het plaatsen van foto’s dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Deze personen komen dan op een lijst te staan, waarmee rekening gehouden wordt bij het plaatsen van foto’s op de website. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen. Bezwaar maken kan via een mail naar privacy@grootelindt.nl;
• Binnen veel teams wordt gebruikt gemaakt van Whatsapp-groepen. Dus ook hierbij geldt: minimaal twee a drie kinderen op een foto en netjes gekleed. En als ouders niet willen dat hun kind op de foto staat, moeten de begeleiders hier rekening mee houden;
• Het bestuur is en blijft alleen eindverantwoordelijk voor de eigen vv Groote Lindt website, digitale nieuwsbrief, presentatiegids en voor de eigen vv Groote Lindt facebook-pagina en andere eigen vv Groote Lindt social media.

Maken van foto- en video opnames
Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen/kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.

Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn :

• wedstrijden en (officiële) toernooien;
• verenigingsactiviteiten;
• tijdens trainingen.

Binnen vv Groote Lindt is het niet toegestaan foto’s en of opnames te maken in de kleedkamer of doucheruimtes, behoudens de traditionele kampioensfoto met wedstrijdkleren aan onder de douche.

Bewaking privacy gebruik van opnamen

• Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld gelden geen nadere bepalingen mits het eigen kind betreft, noch aanvaardt de vereniging enige aansprakelijkheid hiervoor;
• Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
• Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
• In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het hoofdbestuur. Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

Sancties
Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet zal het hoofdbestuur hier zorgvuldig mee omgaan en disciplinaire maatregelen treffen met de mogelijkheid om dit ook te melden aan betreffende instanties. Betrokken ouders worden direct geïnformeerd.